להצליח בתור מנהל פרויקט

רקע

הספר מתמקד בנושא ניהול פרויקטים, וכולל תהליכים, כלים וטכניקות שימושיים לניהול פרויקטים מתחילתם ועד סופם. נוסף לכך, נועד לסייע ולהמליץ למנהלי פרויקטים להתמודד עם אתגרים, קשיים שהם נתקלים בהם במהלך הקריירה שלהם ולהוביל אותם להצלחה.

כותב הספר, רום ארואסטי, הוא בעל תואר ראשון במנהל עסקים עם התמחות בשיווק דיגיטלי, בעל הכשרות רבות בעולמות ניהול הפרויקטים וה־CIO מהטכניון בתל אביב. כיום רום עובד בתור ראש תחום CRM בחברה גלובלית במחלקת מערכות מידע.

חלק 1 – תחילת הפרויקט ותכנון מהלכו

1.1 הידעת מהו ניהול ומהו פרויקט?
כשבכוונתנו לנהל, עלינו לדעת להנהיג, להציב מטרות ויעדים, וכן להשפיע על עובדים/אנשים הנמצאים בסביבתנו מבחינת שיטת הניהול שלנו. תורת הניהול כוללת כמה שיטות, אך תמיד חשוב להיצמד למצב המסוים שעימו אנו מתמודדים. חשוב שמנהל פרויקטים יהיה בעל אינטליגנציה רגשית ויכולת שכנוע גבוהה, סמכותיות. למשל: חשבון הבנק שאנחנו מנהלים הוא דוגמה אחת מבין סוגי הניהול הרבים, כשאנחנו מבקרים ובודקים הכנסות/הוצאות, מתמקחים על זכויותינו מול נציגי הבנק, קובעים מטרה לגבי כמה כסף אנחנו רוצים ליצור תוך איקס שנים, וגם חוסכים מדי חודש עבור מטרה שהצבנו לעצמנו.

דוגמה נוספת לניהול משפחתי: אנחנו קובעים את כללי ההתנהגות בבית, מחנכים את ילדינו, מסכימים עימם על חלק מהנושאים ועל חלק לא, מייעצים להם איך להתנהג ואיך כדאי להשקיע בלימודים. אנחנו המילה האחרונה בבית!

מנהל חייב תמיד להסתכל בהרחבה ולעומק על התמונה הכללית, לחשב אסטרטגיה שבה הוא רוצה לצאת לדרך, לדעת אם הוא בוחר להיות מנהל חבר או מנהל ששומר על מרחק, ולהבין את ההשלכות לכל אפשרות ניהול שבה הוא בוחר. הוא גם אמור לדעת שעליו לאסוף את העובדים שהוא מנהל ולנהל איתם שיחות משוב אחת לתקופה מסוימת, להבין את הרקע של כל עובד, לתאם ציפיות ולבחון אם העובד זקוק לסיוע ממנו.

כמו כן, מנהל נדרש לפרגן לעובדיו על עבודה מקצועית, עמידה בלוחות הזמנים ושביעות רצון של הלקוחות. פרגון יכול להיות תעודת הוקרה או אפילו תגמול כספי. נוסף לכך, הוא אמור להוות דוגמה אישית לעובדים תחתיו. אם אנחנו רוצים ומכוונים לכך שהעובדים שלנו יבצעו את המשימות, ינהגו בשיתוף פעולה, יקפידו להקשיב אחד לשני, עלינו לחשוב איזו דוגמה אנחנו נותנים להם. האם אני, בתור מנהל, דבק במטרה או שאני גם פתוח לרעיונות חדשים? זו שאלה למבדק עצמי, ובכל זאת, אתמקד במנהל שפתוח לרעיונות חדשים ואציג כמה תכונות והתנהגויות שמאפיינות אותו:

• מפרגן בצוות ומתמקד בהתפתחות אישית: מנהל שפתוח לרעיונות חדשים יעודד ויעריך את העבודה המקצועית של כל חברי הצוות. הוא יעודד את המתקדמים ויתמוך באלה שרוצים לחקור ולנסות פתרונות חדשים, תוך כדי ספק כיצד יש לשפר ולפתח את הידע שלהם.

• יוצר אווירת פיתוח ויצירתיות: יוצר אווירת עבודה פתוחה וידידותית שמעודדת את העובדים להתמקד ברעיונות ולהעריך את תהליכי החשיבה היצירתיים. המנהל מכיר את החשיבות של יצירת מקום כשהעובדים מרגישים חופשיים להביע את עצמם.

• מציע או יוצר את הפלטפורמות המתאימות: כדי לעודד רעיונות חדשים, המנהל יוצר סביבה בה העובדים מביעים את רעיונותיהם בקלות. הוא עשוי לאפשר סדנאות יצירתיות, פעילויות תחרותיות, ואפילו לקדם מערכת הצעות ורעיונות כדי לעודד את העובדים להשתתף.

• משלב ומגביר רעיונות מרכזיים בכלל הארגון: משתדל להעלות רעיונות יעילים ויצירתיים לארגון ולקדם אותם מול ההנהלה הבכירה. מנהל בעל יכולת פתיחות לרעיונות חדשים ימציא דרכים להגביר את החשיבות וההשפעה שלהם. בעזרת יכולת פתיחות כזו לרעיונות חדשים, מנהל יוצר אווירת יצירתיות וחדשנות בארגון, ומסייע לפיתוח הפוטנציאל היצירתי של הצוות ולשיפור הביצועים והתוצאות.

1.2 מהו פרויקט?
פרויקט הוא היכולת להתאמץ/להעז ולהשיג תוצאה עבור שירות מסוים או תהליך שבחרת לבצע. תהליך הפרויקט כולל שלבים שעלינו ליישם כשאנו מנהלים פרויקט. פרויקט מסתיים בהצלחה או בכישלון כדי שבסוף הדרך ייבחר כמוצלח, מומלץ ליישם את התהליך של כל שלבי הפרויקט.

לתכנן – תכנון זמן, תכנון משאבים, לנהל תוכנית עבודה. לבצע – הגיע הזמן לפעול, לקיים ולבצע את כל השלבים שנקבעו בזמן התכנון כדי לנהל את הפרויקט. לבצע בקרה – ביצוע בקרה נחוץ על מנת לבחון את תקינות הפרויקט, לזהות סיכונים או הפרעות שיכולים לעכב את המשך הפרויקט. לנהל שיח תקשורתי – להסתכל בעיניהם של שותפים ובעלי העניין, לנהל דיונים, ללמוד את האתגרים, שבהם יתקלו ולהביע רצון לסייע.

"פרויקט של החיים" – איך מושג זה פוגש אותנו? הפירוש הנכון ל"פרויקט של החיים" הוא גישה מטאפורית או אנלוגית לתיאור החיים של אדם כאירוע או פרויקט מתמשך ומורכב, הכולל: תהליכים, מטרות, מאמצים ותוצאות. כאשר מתארים את החיים כ"פרויקט", מתכוונים למסגרת או תפיסה שמאפשרת לאדם לתכנן ולנהל את חייו באופן ייעודי, במתן דגש על השגת מטרות ופיתוח תהליכים חיוביים.

ההשוואה ל"פרויקט" במסגרת חיי אדם מבטאת שהחיים מתרחשים בהמשכים, וכוללים שלבים שונים המתקדמים אל מעמדות ומשימות המשתנים לאורך זמן. כמו כן, נדרשים תכנון והתמקדות במטרות ובעשייה יעילה כדי להצליח בקבלת תוצאות טובות בחיים.

אנו, בתור אנשים, מנהלים פרויקטים רבים במהלך חיינו, כמו: קריירה והתמחות מקצועית, השכלה, תכנון משפחתי, מערכת יחסים, פעילויות תרבותיות וספורט, ועוד. כשאנו מפרטים את החיים כ"פרויקט", אנו מסגלים לעצמנו גישה מאורגנת ומתוכננת להגשמת מטרות וחוויות טובות בחיים.

1.3 איך ניתן לנהל את המהלך הבא בפרויקט?
מנהל הפרויקט נדרש להסתכל על הפרויקט בהיבט הרחב ביותר שהוא מדמיין לעצמו בתור מנהל פרויקט בביצוע תמ"א 38, למשל: מועד מסירת הדירות החדשות מתקרב, ומנהל הפרויקט באתר נדרש לתכנן את ההליך לקבלת טופס 4. מנהל הפרויקט מכין רשימה אקראית של כלל המשימות הדרושות להליך המורכב ומציין יעד, סטטוס ומטרה. הוא יודע שכדי לקבל טופס 4, עליו לעמוד בתקן הבטיחות שינחה את הפועלים ואת מנהל העבודה, שמתמקדים בנושא הבטיחות כדי להשיג את המטרה. מנהל פרויקט תוכנה יודע שבדיון סטטוס הבא שהוא עומד לערוך, עליו להודיע על איחור בסיום פרויקט הפיתוח. תחילה יקבע מנהל הפרויקט דיון עם השותפים והדרגים הבכירים בנפרד, ויעדכן אותם שזה העדכון הבא שיהיה בדיון המשותף עם כולם. קודם כול, על מנהל פרויקט שמזהה עיכוב בנושא רכש חומרות, לבצע אסקלציה מול הבכירים, על מנת שיפעילו את הלחץ המיטבי כדי שהצוותים המתאימים יקבלו את הציוד להשלמת המשימה. תפקידו העיקרי של מנהל הפרויקט הוא לנהל ולתכנן את המהלך הבא כדי להבטיח את הצלחת הפרויקט.

התכנון של מנהל הפרויקט מתנהל לפי הסדר הבא:

• ניתוח והצבת מטרות – מנהל הפרויקט יתחיל לנתח את כל המטרות והיעדים של הפרויקט. חשוב להבין מה הציפיות מהפרויקט, מהן התועלת ותוצאותיו הצפויות. על מנהל הפרויקט להבין בבירור את התחום ולהגדיר את התחומים לוח זמנים ותקציבים.

• תכנון משאבים – לאחר שמנהל הפרויקט הגדיר את המטרות ואת טווח הפרויקט, עליו לתכנן את המשאבים הנדרשים, כולל: אנשים, ציוד, כספים וכלי עבודה שנדרשים לניהול השוטף.

• יצירת תוכנית משמעותית – עם המשאבים הקיימים, מנהל הפרויקט נדרש ליצור תוכנית פעולה עבור הפרויקט, שאמורה לכלול: משימות מדויקות, סדר העדיפויות שלהן, צוות עובדים האחראי לכל משימה, הזמנים הצפויים לביצוע והקריטריונים להצלחת הפרויקט.

• חשיבת תהליכים – מנהל הפרויקט נדרש לבנות תהליכים יעילים כדי לנהל את הפרויקט במהירות וביעילות. עליו לשקול את השימוש בשיטות ניהול פרויקט ותהליכים אוטומטיים לתמיכה בעבודת הצוות ולהקל על תהליכי התפעול.

• שיבוץ משימות – לאחר שמנהל הפרויקט תכנן את הפעולה, עליו לשבץ את המשימות לצוות העובדים ולתאם עם חברי הצוות כדי לוודא שכולם מבינים בבירור מה צפוי מהם ושהם מוכנים ליישם כל משימה.

• ניהול זמן ותקציב – חשוב מאוד לנהל ולעקוב אחר התקדמות הפרויקט. מנהל הפרויקט אמור לעקוב אחר התקדמות הצוות, לזהות בעיות ולטפל בהן בהקדם האפשרי כדי לשמור על המונחים ועל התקציב.

• ניהול סיכונים – כל פרויקט כולל סיכונים ואי־וודאות. מנהל הפרויקט אמור לזהות את הסיכונים האפשריים וליצור תוכנית כדי לנהל או למנוע אותם.

• ניהול אירועים ותהליכים – ייתכן שבמהלך הפרויקט יתרחשו שינויים, בעיות או אירועים חיצוניים, שעל מנהל הפרויקט להתמודד איתם ולהתאים את התוכנית למצב המצוי בשטח.

יצירת שותפות וידיעה גורמת להבעת אמון ורצון רב מצד השותפים לסייע ולסיים את הפרויקט בהצלחה.

1.4 האם הינך ביצועיסט ומציב יעדים ומטרות?
מנהל פרויקט ביצועיסט תמיד מוודא שהוא עושה פעולות לקידום הפרויקט, לא לנוח על זרי הדפנה, כשהוא מבצע בהצלחה מטלות שלא תמיד באחריותו, ומסתכל על המטרה בלבן של העיניים.

מנהל הפרויקט חייב להציב יעדים לעצמו ולפרויקט! מתי עוברים לשלב הניסוי? מתי עוברים לשלב הבא? הצבת יעדים ולוחות זמנים מוגדרים נדרשת להצלחת הפרויקט, כאשר מנהל הפרויקט עורך ישיבת צוות, ומדגיש בפני הצוות את לוחות הזמנים שעליהם לעמוד בהם. מנהל שמתכנן דרך ותוכנית עבודה ברורה להשגת המטרות, מנהל את הפרויקט. לדוגמה מנהל פרויקט באתר בנייה מציב יעד למנהל העבודה לאחר שהסכימו ביניהם שהיעד מציאותי.

לוח זמנים לביצוע הפרויקט:

שבוע 1 – יציקת בטון

שבוע 2 – סיום עבודות גבס

שבוע 3 – סיום ריצוף של כלל הדירות

שבוע 4 – סיום צביעת הדירות

במהלך כל שבוע בביצוע הפרויקט, מנהל הפרויקט נמצא בקשר ישיר עם מנהל עבודה, מגיע לאתר, בודק איך העבודה מתקדמת ומוודא שמנהל העבודה יעמוד ביעדים שהציב לעצמו.

דוגמה נוספת למנהל פרויקטים בתחום מערכות מידע: שבוע 1 – סיום היכרות של תוכנית העבודה עם הצוותים. שבוע 2 – סיום שלב ההטמעה בעמדות קצה. שבוע 3 – סיום בדיקות וניסויים. שבוע 4 – סיום ועלייה לפרודקשן.

מנהל הפרויקט אמור לקבוע מטרות רבות, אך חשוב להתמקד במטרות מסוימות כדי להגשים אותן. מנקודת מבטו של מנהל הפרויקט, הצבת מטרות הן ערך עליון במהלך תפקידו, ולכן הוא משקיע ככל האפשר כך:

• יעדים – כאשר מציבים מטרות, יעדים הם הצעדים הקטנים יותר והמדויקים שיביאו אותנו להשגת המטרות. יעדים צריכים להיות מדויקים וממוקדים כדי לתמוך בתהליך התכנון והעבודה היום־יומית. לדוגמה יעד יכול להיות "פיתוח תוכנה תוך חודש וחצי".

• מידת ההצלחה – כאשר מגדירים מטרות ויעדים, חשוב לקבוע קריטריונים מדידים כדי להתקדם ולהצליח בפרויקט בזמן שנקבע מראש. כך מנהל הפרויקט בודק תוך כדי האם הפרויקט מתקדם אל מטרותיו, והאם עלול להתערער במקרים מסוימים.

• התאמה ועדכון – התהליך הזה כולל התאמת המטרות ויעדים ועדכונם לפי שינויים שעלולים להתרחש במהלך הפרויקט חשוב, כמו גם זמן ההגדרה הראשונית של מטרות ויעדים. פרויקטים משתנים ומתארכים, ולכן חשוב שנהיה גמישים, תוך שינויים ועדכונים של המטרות והיעדים בהתאם.

• הצגה והבנה משותפת – מטרה חשובה למנהל הפרויקט היא לוודא שכל חברי הצוות והצדדים האחרים של הפרויקט מבינים בבירור את המטרות והיעדים, ומקבלים אותם. כמו כן, חשוב לקבוע יכולות צפויות של הצוות בהקשר למטרות והיעדים האלה. בסופו של דבר, הגדרת מטרות ויעדים היא שלב חשוב בתהליך התכנון של כל פרויקט, והיסוד להצלחתו ולניהולו היעיל.